Reglement en Privacyverklaring

 

WTC Maldegem - Clubreglement en Privacyverklaring

 

 

Art. 1  a. Clubkledij.

           De clubkledij bestaande uit een wintervest, trui met korte mouw, trui met lange mouw en koersbroek , deze worden  door de club ter beschikking gesteld, er dient bij ontvangst van de kledij een bijdrage van 28 € betaalt te worden. Deze kledij blijft eigendom van WTC Maldegem vzw. Wie dus de club verlaat om één of andere reden, dient deze uitrusting, gewassen, terug te bezorgen.( bijdrage van 28€ is niet recupereerbaar).

       1  b.                                                  AANDACHT !!!!!!       

           Een clublid met leeftijd tussen 14 en 70 jaar welke gedurende het  kalenderjaar (1 jan.-31 dec.), deelneemt aan minimum 20 fietstochten ,ongeacht het aantal km. zowel Cyclo als VTT ( vermeld in de clubkalender en/of onder Cycling Vlaanderen) dient het daaropvolgende jaar enkel de vergunning Cycling Vlaanderen en het clublidgeld te betalen .

           -  Kids (- 14 jaar) en clubleden +70jaar dienen te voldoen aan 14 fietstochten, ongeacht het aantal km. , zowel Cyclo als VTT (vermeld in de clubkalender en/of onder Cycling Vlaanderen) per kalenderjaar ( 1 jan.-31 dec.).

           - De daarop volgende kalenderjaren geld dezelfde regeling betreffende het aantal te fietsen deelnames,

               Indien niet voldaan wordt aan het minimum aantal deelnames moet bij de hernieuwing van de Cycling Vlaanderen –  vergunning + lidmaatschap WTC Maldegem vzw. een extra bedrag betaald worden van 28€ als bijdrage   aan de clubkas voor latere aanschaf van eventuele fietskledij, dit bedrag is niet recupereerbaar.

 

Art. 2 De Reglementen en Statuten van Cycling Vlaanderen, zijn van toepassing. Alsook de geldende regels voor de vzw van WTC Maldegem.

Art. 3  Voor het clubkampioenschap zijn er terug drie klassementen met punten, behaald volgens de afgelegde kilometers, en twee via deelnames zonder kilometers

            Klassement 1 - Algemeen kampioenschap

            Klassement 2 - Clubkampioenschap

            Klassement 3 – Zondag kampioenschap

           

           Nevenklassementen:

           

           Winterkampioen vtt en/of cyclo

            Woensdagkampioen

Art. 4  Er kan slechts één geschenk behaald worden per seizoen in deze klassementen 1,2 en 3, dit volgens het aantal behaalde punten. Voor het winter- en woensdagklassement ontvangt u een waardebon

Art. 5  Ieder wielertoerist is vrij zijn ritten te bepalen en er mag per dag aan meerdere fietstochten deelgenomen worden. Eenzelfde fietstocht 2 of meerdere malen gereden telt slechts 1 maal voor de klassementen, 2 of meerdere verschillende fietstochten (Cycling Vlaanderen)op dezelfde dag gereden tellen ieder voor de klassementen!

Art. 6  Het zomerlaureaatschap begint op zaterdag 16 februari 2019 met de slothappening te Maldegem en eindigt op zondag 29 september met kampioenen rit. Enkel de ritten gereden op zaterdag, zondag en feestdagen komen in aanmerking voor voornoemde klassementen 1, 2 en 3. Met uitzondering van de woensdagavondritten en midweektochten (woensdagavondrit krijgt 5 punten in klassement 1, alsook kan er 1 midweektocht toegekend worden per week met 5 punten in klassement 1).        

            De ritten gereden op de vrijdag van het fietsweekend en onze midweektocht tellen ook mee voor klassement 1 en 2.

Art. 7  Eigen clubinrichtingen hebben voorrang op alle andere tochten. U ontvangt geen punten als u toch een ander rally wenst te fietsen op de dag van een eigen inrichting.

Art. 8  Individuele deelname aan tochten niet op de clubkalender vermeld, tellen voor Klassement 1. Enkel de organisaties waarvan Cycling Vlaanderen zijn medewerking verleent komen in aanmerking. Organisaties van nevenbonden zoals VBR of VWB niet.

               Fietst u op zondag een ander tocht dan die van de clubkalender of u neemt een ander startuur, dan ontvangt u voor het zondag klassement geen punten.

Art. 9Bij het verschijnen van een tussentijdse rangschikking kunnen eventuele klachten binnen de week na verschijning, aan het bestuur kenbaar gemaakt worden.

Art. 10   Ieder laureaat moet persoonlijk zijn geschenk komen afhalen op de kampioenenviering, tenzij de laureaat op die dag belet is wegens ernstige redenen en hij daarvoor de nodige bewijsstukken kan voorleggen.

Art. 11   De leden die door hun gedrag of daden opzettelijk schade berokkenen aan het welzijn van de club of haar leden, kunnen onmiddellijk uitgesloten worden.

Art. 12   Het bestuur kan aan dit clubreglement eenzijdig wijzigingen aanbrengen of bepaalde afwijkingen toestaan.

Art. 13   Het dragen van de nieuwste clubkledij is verplicht op alle ritten vermeld op de clubkalender, alsook op alle Cycling Vlaanderen-ritten die individueel verreden worden.

            Op winterritten mag uitzonderlijk ook de oude kledij nog gedragen worden

Nadere toelichting betreffende de klassementen:

 

KLASSEMENT 1 – ALGEMEEN KAMPIOEN

 

Alle ritten gereden op een zaterdag, zondag en feestdag of ritten met een ander startuur dan vermeld in het clubblad. Dit zijn:

a. Alle ritten, weg en vtt, opgenomen in de jaarkalender van de Cycling Vlaanderen- en clubkalender, alsook de woensdag avondrit en/of 1 midweektocht per week.

b. Permanente proeven, tellen slechts eenmaal per seizoen. Indien deze individueel gereden worden en waarvan de nodige bewijsstukken kunnen voorgelegd worden.

c. Permanente proeven gereden in clubverband, en een lid rijdt zodoende een tweede maal dezelfde route, tellen ook die voor de klassementen van de club.

d. Buitenlandse proeven van aangesloten clubs A.I.T. of U.C.I.

e. In geval van gelijkheid van punten aan het einde van het seizoen, zal voorrang gegeven worden aan het lid met het meeste aanwezigheden op rally’s uit de clubkalender.

f. Sinds 2004 telt ook onze eigen midweekfietstocht mee.

 

h. Extra punten kunnen toegekend worden mits men volgende laureaatschappen behaald:

 

-      Provenciaal laureaat:                                      + 20 punten

-      Zomerlaureaat VTT:                                        + 20 punten

-      Laureaat Permanenten:                                  + 20 punten

-      Kidslaureaat:                                                  + 20 punten

-      Ster van het Meetjesland:                              brons + 10 p./zilver + 20 p./goud + 25 p.

                                                                                  Platina + 30 punten.

 

KLASSEMENT 2 - CLUBKAMPIOEN

a. Alle ritten of uitstappen die opgenomen zijn in de clubkalender.

b. Alle ritten gereden op weekdagen door een georganiseerde clubuitstap; bv. een fietsweekend vanaf de donderdag of vrijdag en onze midweekfietstocht.

c. In geval van gelijkheid van punten aan het einde van het seizoen, zal voorrang gegeven worden aan het lid met de meeste ritten.

 

KLASSEMENT 3 - ZONDAGKAMPIOEN

A .Alle ritten of uitstappen gereden op een zondagmorgen en opgenomen in de clubkalender, geen andere fietstochten Cycling Vlaanderen die u zelf op eigen initiatief uitkiest of op een ander startuur rijdt dan vermeld in het clubkalender.

          Zijn er meerdere zondagsritten op de clubkalender dan kan u maximum het aantal punten ontvangen van de clubstart aan het lokaal; wanneer er op deze zondag GEEN leden hebben gefietst op de clubstart aan het lokaal dan ontvangt u eveneens uw punten.

b. Geen feestdagen in de week.

c. In geval van gelijkheid van punten aan het einde van het seizoen, zal voorrang gegeven worden aan het lid met het meeste aantal punten in klassement 2.

d. Vanaf de eerste zondag van april wordt er in twee groepen gefietst, er wordt gestart om 09.00 uur. Beide groepen krijgen hun 5 punten toegekend.

          Rally’s op zondag vermeld in de clubkalender gereden op verplaatsing van Cycling Vlaanderen krijgen ook de    5 punten in klassement 3, extra punten volgens km-tabel worden toegekend in klassement 1 en 2.

 

 

AANDACHT !!!! Indien het clublid zijn of /haar medewerking verleend bij een eigen cluborganisatie, of een organisatie waaraan WTC Maldegem zijn medewerking verleend krijgt hij of zij de punten toegekend gelijk aan de grootste rit van de organisatie deze dag. De punten worden toegekend in klassement 1 en 2 ( eventueel ook in 3 indien de organisatie op een zondag valt ).

 

 

Nevenklassement 1

WINTERKAMPIOEN 

Tijdens het winterseizoen wordt er een winterklassement opgemaakt betreffende de weekendritten.

Zowel cyclo-tochten als vtt-ritten worden opgenomen in dit klassement. Ook de ritten die extra toegevoegd zijn door het bestuur en de voorbereidingsritten op de weg in februari, tellen mee.

De eerste rit is de vtt op de Oost-Vlaamse fiets & MTB Happening op zaterdag, de laatste rit is de slothappening op zaterdag.

Er worden geen kilometers toegekend. Per deelname wordt er een punt toegekend voor dit klassement.

Bij gelijkheid aan deelnames wordt gekeken welk lid het meeste  aantal deelnames heeft bij Cycling Vlaanderen. Dit is doorslaggevend voor het toekennen van de kampioenstitel.

Aan dit klassement is een waardebon verbonden.

 

Nevenklassement 2

WOENSDAGKAMPIOEN

Alle in groep gereden ritten op woensdagavond met start aan ons lokaal om 19.00 uur, behoudens anders vermeld in de clubkalender.

Dit begint de eerste woensdag van april en eindigt de woensdag voor de slothappening.

Er worden geen kilometers toegekend. Per deelname worden er 5 punten toegekend voor dit klassement, eveneens worden er 5 punten toegekend in klassement 1.

In geval van gelijkheid van punten aan het einde van het seizoen, zal voorrang gegeven worden aan het lid met het meeste aantal punten in klassement 2.

Aan dit klassement is een waardebon verbonden.

 

            PUNTENVERDELING :  CYCLO.         

Afstand

Punten

5 tot en met 99km 5 punten
100 tot en met 149km 10 punten
150 tot en met 199km 15 punten
200 tot en met 249km 20 punten
250 tot en met 299km 25 punten

  PUNTENVERDELING :  VTT

Afstand

Punten

5 tot en met 44km 5 punten
45 tot en met 64km 10 punten
65 tot en met 99km 15 punten
100 tot en met 150km

20 punten

 

 

 

 Privacyverklaring

Algemeen

Wieler Toeristen Club Maldegem VZW, verder verwoord als WTC Maldegem hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens.

 

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. WTC Maldegem houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR, Verordening EU 2016/679). 

 

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

 

•      verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt nl. Cycling Vlaanderen en de verzekering.

•      vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;

•      passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;

•      geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

•      op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen  respecteren.

 

 

Als WTC Maldegem zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

 

WTC Maldegem VZW

Zetel:  Rapenbrugstraat 16a, 9990  Maldegem

Emailadres: guido.willemarck@skynet.be

 

 

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten.

 

Waarom verwerken wij welke persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door WTC Maldegem verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

 

·         Het voeren van ledenadministratie en dienstverlening aan leden (contractuele grond)

·         Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang)

·         Het organiseren van de sportieve evenementen

o   Clubadministratie (gerechtvaardigd belang)

o   Sportieve administratie in het kader van uitstappen en bijeenkomsten… (contractuele grond)

·         Het deelnemen aan evenementen

o   Sportieve administratie (gerechtvaardigd belang)

o   Organisatie van een recreatief sportevenement (contractuele grond)

·         Organiseren van niet sport gerelateerde evenementen (contractuele grond)

·         Promotie, PR en communicatie waaronder

o   Het beheren van social media d.m.v. het publiceren van sfeerfoto’s (gerechtvaardigd belang)

o   Het beheren van social media d.m.v. gerichte foto’s (toestemming)

o   Het beheren van de clubwebsite (gerechtvaardigd belang)

 

Welke gegevens verwerken we?

Wij kunnen  de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de volgende doelstellingen  :

•        Identificatiegegevens : naam, voornaam

•        Privé-contactgegevens : telefoonnummer, e-mail, adres

•        Rijksregisternummer

•        Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit

•        Sportieve gegevens (o.a. uitslagen, aanwezigheden)

•        Beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames)

 

We verzamelen enkel persoonsgegevens die je zelf aan ons meedeelt op verschillende manieren (o.a. inschrijvingsformulieren, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact).  Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de federaties.

 

Er wordt geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

 

Verstrekking van gegevens aan derden-verwerkers

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

 

Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:

•        het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider)

•        het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers

 

Wij geven geen persoonsgegevens door aan andere verwerkers (externe dienstverleners) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben (via contract of aangepaste gebruiksvoorwaarden).

 

We maken met deze partijen ook de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

 

 Verstrekking van gegevens aan derden-ontvangers

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:

-          Verbonden organisaties die deel uitmaken van het ecosysteem van de sportfederatie (de federatie zelf, de andere clubs die behoren tot dezelfde federatie.)

-          Subsidiërende overheden

-          De sportfederatie, zijnde  Cycling Vlaanderen

 

Met deze partijen (derden-ontvangers) maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen en ervoor te zorgen dat je gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

 

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

 

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij je persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven je contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

 

 

Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18  jaar indien daarvoor toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

 

Hierbij kunnen volgende gegevens van de ouders worden verwerkt : identificatiegegevens en privé-contactgegevens (voor ouderlijke toestemming)

 

Bewaartermijn

WTC Maldegem  bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding).  Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.

 

 WTC Maldegem  verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan 2 jaar

 

Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

 

·         De bestuursleden die namens WTC Maldegem  van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.

·         We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;

·         Wij maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;

·         We testen en evalueren op geregelde tijdstippen  onze maatregelen, en stellen bij indien nodig;

·         Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.  Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot je gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.

Je rechten omtrent je gegevens

 

Je hebt recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op jou betrekking hebben.

Je hebt recht op verbetering en aanvulling wanneer je gegevens onjuist of onvolledig zijn.

 

Je hebt het recht op verwijdering van de persoonsgegevens  die we van jou ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of je verzoek gerechtvaardigd is.

 

Je hebt het recht op beperking van gegevensverwerking : indien je bezwaar hebt tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan je vragen om deze verwerking te stoppen.

 

Tevens kun je bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van je verwerkt worden. 

 

Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij.

 

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan je ons contacteren om je rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor je vraag. 

 

Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.  Om misbruik te voorkomen kunnen wij je daarbij vragen om je adequaat te identificeren).

 

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens of over de uitoefening van je rechten dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.

 

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

Drukpersstraat 35

1000 Brussel

contact@apd-gba.be

 

Wijzigingen aan onze privacyverklaring

WTC Maldegem  kan van tijd tot tijd deze privacyverklaring steeds aanpassen.  De laatste wijziging gebeurde op 05/11/2018